La rétention de personnel
Gestion du rendement
La conception d'un bon formulaire de gestion du rendement
Le formulaire de gestion du rendement, c'est un outil qui sert à encadrer et à documenter la discussion entre le gestionnaire et l'employé à propos du rendement de l'employé durant la dernière année. Un formulaire d'évaluation mal conçu peut faire dérailler un bon processus de gestion du rendement. Il importe donc de concevoir ce formulaire avec soin.
Les éléments d'un formulaire de gestion du rendement
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Votre formulaire de gestion du rendement devrait compter les rubriques suivantes :
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Vous trouverez ci dessous de l'information détaillée sur les renseignements à noter dans chacune des sections.
a) Renseignements de base
- Nom de l'employé
- Titre du poste
- Période d'évaluation
- Nom du superviseur
- Date de l'évaluation
b) Section des instructions
Inscrivez dans cette section de brèves instructions sur ce qu'il faut faire et pourquoi, ainsi que sur la façon de remplir le formulaire de gestion du rendement. Par exemple :
« Veuillez vous reporter au guide de gestion du rendement pour obtenir davantage d'information et d'instructions concernant le processus annuel d'évaluation du rendement. »
- ou -
« Le formulaire de gestion du rendement a pour but d'encadrer la démarche du gestionnaire et de l'employé et de documenter les résultats obtenus par l'employé par rapport aux objectifs convenus. Veuillez observer les instructions propres à chacune des sections. »
c) Objectifs et indicateurs de rendement
Dans cette section du formulaire, il s'agit de noter les objectifs de rendement figurant dans le plan de travail et les indicateurs à utiliser pour déterminer s'ils ont été atteints. Parfois, les objectifs et les indicateurs sont regroupés dans un même bloc; parfois (comme dans le cas présent), les objectifs et les indicateurs sont notés dans des blocs distincts.
Dressez la liste des objectifs par ordre d'importance, le plus important en premier. |
Exemple :
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d) Compétences
Si votre organisme s'est doté d'un processus de gestion du rendement qui allie la gestion par objectifs et l'évaluation des compétences, notez-les ici. Voici des exemples de compétences : travail en équipe, bonne communication et résolution de problèmes.
Pour consulter une liste de compétences propres à des postes courants dans des organismes bénévoles et à but non lucratif, consultez la section des descriptions d'emploi du site Web du RHSBC et cliquez sur « Profils d'emploi ».
Par exemple :
Les membres de l'équipe de planification des événements spéciaux ont pour objectif général de planifier les événements et de les mener à bien dans les délais prévus. Cependant, si les membres entendent bien planifier les événements et continuer à collaborer après la tenue des événements, ils doivent aussi posséder de bonnes aptitudes au travail en équipe. Le but n'est pas de planifier un événement à tout prix; il s'agit plutôt de bien planifier l'événement et de faire en sorte qu'au lendemain de l'événement les relations de travail seront toujours harmonieuses.
Exemple :
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e) Des échelles d'évaluation claires
Dans les formulaires de gestion du rendement, on trouve souvent (mais pas toujours) des échelles d'évaluation pour encadrer et simplifier le processus d'évaluation. Or, une échelle d'évaluation mal conçue peut se révéler une source de confusion, de subjectivité, d'ambiguïté et de conflit - ce sont tous des éléments qui minent un bon processus de gestion du rendement.
L'un des buts d'un bon processus de gestion du rendement, c'est d'obtenir une évaluation fiable - à cette fin, il faut que des évaluateurs différents, au fil du temps, évaluent de la même façon des niveaux de rendement équivalents.
Pour améliorer la fiabilité des échelles d'évaluation :
- Évitez les formulations outrageuses ou de type incendiaire
- Utilisez, dans toute la mesure du possible, des termes qui ne prêtent pas à interprétation
- Si les termes retenus prêtent à interprétation, donnez des définitions et des exemples pour clarifier leur sens
- Utilisez des échelles d'évaluation simples
Dans le cas des objectifs de travail clés, une échelle d'évaluation comme la suivante est fort simple et peut encadrer la discussion entre le gestionnaire et l'employé :
| 1. Objectif dépassé | 2. Objectif atteint | 3. Objectif non atteint |
Dans le cas des compétencesclés (et de tout autre indicateur concernant des comportements), examinez la possibilité d'utiliser une échelle de fréquence comme la suivante :
| 1. Presque toujours | 2. Fréquemment | 3. Parfois | 4. Rarement | 5. Presque jamais |
La fiabilité de ce type d'échelle de fréquence peut être améliorée en définissant le pourcentage de temps propre à chaque point de l'échelle. Par exemple : « Presque toujours » pourrait correspondre à 95 %-100 % du temps.
f) Plan de formationet perfectionnement de l'employé
Dans le cadre du processus de planification du rendement, le gestionnaire et l'employé ont peut-être cerné des domaines où de la formation ou du perfectionnement s'impose, ainsi que le genre d'activités auxquelles devrait s'adonner l'employé. Il faut consigner les attentes en matière de formation et de perfectionnement dans le formulaire de gestion du rendement. À la fin de l'année, il faut noter les résultats au titre des activités d'apprentissage.
Exemple :
Objectifs de formation |
Lien avec les responsabilités |
Activités |
Résultats |
|---|---|---|---|
Objectifs de perfectionnement |
Lien avec les buts de l'organisation et le plan de carrière |
Activités |
Résultats |
|---|---|---|---|
g) Section des signatures
À la fin du formulaire, prévoyez un endroit pour les signatures du gestionnaire et de l'employé.
Les signatures devraient être apposées sous une déclaration qui indique que « En signant ce formulaire, les deux parties reconnaissent qu'elles en ont lu le contenu et qu'elles en ont discuté. » Voilà, le cycle annuel de gestion du rendement est bouclé et le moment est venu d'entamer le prochain cycle.
Assurez-vous que l'employé comprenne bien qu'en signant, il n'indique pas qu'il est d'accord avec tous les commentaires formulés dans l'évaluation.
Il est préférable de concevoir un formulaire de gestion du rendement qui est simple à utiliser et qui n'est pas trop long. Vous voulez que les gens participent au processus. Vous ne voulez pas les décourager en les obligeant à remplir un formulaire complexe et fastidieux à remplir. Modèle de formulaire de gestion du rendement Modèle de formulaire de gestion du rendement |
