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Politiques RH et législation du travail
Exemples de politiques RH
Dossiers des employés
C’est pour gérer efficacement leur main-d’œuvre que les organisations créent et conservent divers documents sur leurs employés. Les dossiers des employés procurent aux employeurs un support pour conserver les renseignements concernant leurs employés et divers documents pour appuyer leurs décisions en matière d’embauche, de promotion, de rémunération, de mesures disciplinaires et de cessation d’emploi. Toute politique sur les dossiers des employés doit préciser la nature des renseignements qui y sont recueillis et conservés, les raisons pour lesquelles ces renseignements sont recueillis, qui a accès aux dossiers, de quelle manière les renseignements sont utilisés et pendant combien de temps les dossiers sont conservés.
Prescriptions de la loi
Les organisations doivent respecter un certain nombre de prescriptions légales lors de l’élaboration de leurs politiques et procédures sur les dossiers des employés :
Données obligatoires
Les lois provinciales sur les normes du travail stipulent qu’il est obligatoire de recueillir et de conserver des données spécifiques sur les employés, notamment pour la liste de paye (voir les directives sur la rémunération), c’est pourquoi il est important de consulter les normes du travail en vigueur dans votre province ou territoire au moment de déterminer les renseignements à conserver dans les dossiers des employés de votre organisation.
Législation relative à la protection des renseignements personnels et exigences de confidentialité concernant les dossiers des employés
Certaines provinces ont adopté une législation relative à la protection de la vie privée et qui couvre la cueillette, par les organisations, des renseignements personnels. Dans les autres provinces et dans les territoires, les organisations doivent respecter la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). Toutes les lois sur la protection des renseignements personnels exposent quels sont les renseignements concernant les employés qui sont considérés comme des renseignements personnels et qui sont assujettis aux prescriptions de la loi sur la protection des renseignements personnels.
Pour les organisations situées au Yukon, au Nunavut et dans les Territoires du Nord-Ouest, la collecte de renseignements sur les employés est assujettie à la LPRPDE du fait que, dans les Territoires, toutes les activités du secteur privé relèvent de la compétence du gouvernement fédéral. La LPRPDE s’applique aux renseignements personnels qui sont recueillis, utilisés ou communiqués dans le cours d’une activité commerciale. Cette même loi précise par ailleurs que l’expression « renseignement personnel » exclut « le nom et le titre d’un employé d’une organisation et les adresse et numéro de téléphone de son lieu de travail ».
Dans les organisations situées dans les provinces canadiennes (sauf l’Alberta, la Colombie-Britannique et le Québec), les renseignements personnels d’un employé, recueillis pour appuyer la relation employeur-employé, ne sont pas assujettis à la législation sur la protection des renseignements personnels lorsque les renseignements en question sont détenus par l’organisation dans ses bureaux. Toutefois, lorsqu’une organisation entre dans une relation commerciale, par exemple lorsqu’elle fait appel aux services d’une agence pour recruter des individus à un poste ou qu’elle transmet les renseignements des employés à un service de paye externe ou à un fournisseur d’avantages sociaux, la législation sur la protection des renseignements personnels s’applique.
Même si les renseignements que vous recueillez sur vos employés ne sont pas assujettis à une loi sur la protection des renseignements personnels, les employés s’attendent à ce que leurs renseignements personnels soient protégés. Par conséquent, la meilleure approche consiste à faire comme si les renseignements en question étaient assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels.
La LPRPDE énonce dix principes sur la collecte, l’utilisation, la divulgation et la conservation des renseignements personnels. Les provinces qui disposent d’une législation sur la protection des renseignements personnels ont des principes semblables. Votre organisation peut respecter de bonnes pratiques sur la conservation des dossiers de ses employés en se conformant aux principes suivants :
- responsabilité;
- détermination des fins de la collecte des renseignements;
- consentement;
- limitation de la collecte;
- limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation;
- exactitude;
- mesures de sécurité;
- transparence;
- accès aux renseignements personnels;
- possibilité de porter plainte en cas de non-respect des principes.
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Liens vers les lois provinciales sur la protection des renseignements personnels Le site Web du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada donne aussi de l’information sur la LPRPDE, notamment des fiches d’information, des renseignements pour le public et pour les entreprises, un quiz et un blogue. |
Information conservée au dossier des employés
En plus des renseignements exigés par la loi, les organisations conservent généralement un certain nombre de documents dans les dossiers de leurs employés :
- curriculum vitae de l’employé;
- lettre ou contrat d’emploi;
- historique du salaire ou de la rémunération;
- documents sur le rendement, notamment : évaluations, félicitations, mesures disciplinaires;
- formulaires fiscaux.
Les organisations doivent prendre le plus grand soin des renseignements qu’elles conservent dans les dossiers de leurs employés pour en assurer la protection, et assumer les frais d’administration et d’entreposage.
Sécurité des dossiers du personnel
Les organisations doivent trouver un endroit sécuritaire pour y entreposer les dossiers de leurs employés. La plupart du temps, cet endroit est un classeur fermé à clé et gardé dans le bureau (lui aussi fermé à clé) du DG ou spécialiste RH.
Accès offert aux employés
Tout employé a le droit de consulter son dossier personnel. Les organisations doivent préciser de quelle manière les employés peuvent avoir accès à leur dossier personnel. En règle générale, les organisations ne permettent pas à leurs employés de retirer leur dossier de l’endroit où il est conservé. En outre, afin d’assurer l’intégrité des dossiers des employés, ces derniers ne sont généralement pas autorisés à retirer quoi que ce soit de leur dossier ni à y ajouter des documents. Toutefois, les organisations doivent élaborer une marche à suivre pour garantir l’exactitude des renseignements sur leurs employés. Ce processus doit inclure une option par laquelle les employés peuvent demander formellement une mise à jour des renseignements conservés dans leur dossier personnel.
Dossiers des employés – Fondation communautaire d’Ottawa (PDF 110Ko)
Dossiers des employés – organisation non identifiée (PDF 12Ko)
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