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Politiques RH et législation du travail
Exemples de politiques RH
Contractuels et statut professionnel
Les organisations communautaires font souvent appel à des contractuels pour accroître leurs ressources humaines en fonction des exigences d’un projet ou pour obtenir au besoin des services spécialisés. Les contractuels peuvent aider une organisation à accomplir toutes les tâches requises sans qu’elle doive augmenter l’effectif et en lui évitant des dépenses liées à l’emploi (p. ex., l’assurance-emploi, le RPC ou le RRQ, le congé annuel payé et les avantages sociaux). Cependant, le fait d’embaucher des contractuels comme fournisseurs autonomes de services lorsqu’ils sont en réalité des employés peut entraîner de graves conséquences juridiques.
Les organisations doivent formuler une politique claire sur l’utilisation des contractuels, indiquant quand embaucher un contractuel comme employé et quand embaucher un contractuel comme fournisseur autonome de services. En règle générale, on embauche un travailleur contractuel comme employé contractuel lorsque l’organisation a besoin de faire effectuer un travail à temps plein ou à temps partiel pour une période de temps appréciable; et on embauche un travailleur contractuel comme fournisseur autonome de services lorsqu’on a besoin à court terme de conseils ou de services spécialisés, ou de faire effectuer à l’occasion des travaux.
Quand les contractuels sont-ils des employés?
La première étape pour déterminer si un travailleur contractuel est un employé est de consulter les définitions des termes « employé », « employeur » et « relation employeur-employé » :
Employé : Personne qui est au service d’un employeur.
Employeur : Organisation ou personne qui est tenue de verser un salaire ou toute autre forme de rémunération pour des services rendus par un employé.
Relation employeur-employé : Accord verbal ou écrit par lequel un employé consent à travailler à temps plein ou à temps partiel pour un employeur pour une durée précise ou indéterminée, en échange d’un traitement ou d’un salaire. L’employeur a le droit de décider où, quand et comment le travail sera accompli. Dans ce type de relation, il existe un contrat de services.
Autres indicateurs d’une relation employeur-employé :
- Contrat de longue durée ou embauche de la même personne pour exécuter plusieurs contrats consécutifs.
- Employé de l’organisation récemment licencié ou retraité.
- La personne accomplit le même travail que les employés de l’organisation ou un travail semblable.
- La personne tire tout son revenu de travail de cette seule organisation.
- La personne travaille des heures régulières dans les locaux de l’employeur.
- La personne utilise un équipement (p. ex., un ordinateur) qui appartient à l’organisation pour accomplir son travail au nom de l’organisation.
- La personne se présente comme un membre de l’organisation (p. ex., possède des cartes d’affaires de l’organisation).
Indicateurs du statut de contractuel (travailleur autonome) :
- Le contractuel compte plusieurs clients.
- Le contractuel détient un numéro de TPS.
- Le contractuel détermine ses propres heures de travail et travaille à son propre bureau.
- Le contractuel agit de son propre chef et se présente comme une entité distincte de l’organisation (même lorsqu’il assiste à des réunions externes ou se livre à des activités de marketing ou de promotion pour l’organisation).
- Le contractuel a son entreprise qui génère des pertes ou des profits en fonction du rendement du travail qu’il effectue pour ses clients (organisations, etc.).
Ces indicateurs aideront votre organisation à déterminer le statut de ses contractuels. Cependant, lorsque vous établissez des contrats (énonçant les modalités et conditions) pour les contractuels, il est recommandé d’étudier les définitions et les règlements au chapitre de l’emploi, tels qu’ils sont établis par l’Agence du revenu du Canada et dans les normes du travail en vigueur dans votre province ou territoire. En faisant examiner par un avocat vos contrats et politiques de contrat au sujet des travailleurs autonomes, vous obtiendrez une assurance supplémentaire qu’ils sont conformes à la loi.
Contractuels et prescriptions de la loi
Lorsqu’un contractuel est un fournisseur autonome de services, l’organisation est liée légalement par les modalités et conditions du contrat signé. La plupart des lois du travail fédérales ou provinciales ne protègent pas les fournisseurs autonomes de services.
Si un contractuel est un employé, l’organisation doit : verser les cotisations patronales et déduire les cotisations de l’employé aux régimes de prestations de l’État (RPC ou RRQ, assurance-emploi, indemnisation des accidents du travail); percevoir l’impôt sur le revenu et les autres impôts; et verser les prestations prévues par les lois provinciales et territoriales sur les normes du travail (cf. également la politique sur les régimes d’avantages sociaux). Le contractuel qui est considéré comme un employé est protégé par la législation du travail fédérale et provinciale et, dans une organisation syndiquée, par la convention collective.
Si l’Agence du revenu du Canada détermine qu’un contractuel est ou était, de fait, un employé alors que l’organisation s’est comportée comme si le contractuel est ou était un fournisseur autonome de services, l’organisation pourrait être obligée de payer tous les arriérés d’impôt, les cotisations à l’assurance-emploi et au RPC ou RRQ (y compris la portion normalement versée par l’employé), avec intérêts, et elle pourrait être passible d’une amende.
Si le ministère provincial du Travail décide qu’un contractuel est ou était, de fait, un employé, l’organisation sera tenue de respecter toutes les lois du travail applicables à l’égard du contractuel, y compris le paiement de tous les avantages sociaux appropriés en plus du tarif horaire ou du salaire convenu, et pourrait être tenue de verser des paiements en raison de la cessation d’emploi ou d’un congédiement abusif.
Modalités du contrat
Les organisations doivent établir des modalités et conditions claires pour chaque contractuel, tant pour le contractuel qui est un employé que pour le fournisseur autonome de services.
Les modalités et conditions doivent préciser d’emblée la relation de travail (à savoir si le contractuel est un employé ou un fournisseur autonome de services).
Si le contractuel est considéré comme un employé, le contrat devra préciser :
- le titre et les exigences de base du poste pour lequel la personne a été embauchée;
- la date de début et la date de fin d’emploi;
- les heures et le lieu de travail;
- le salaire et les périodes de paye;
- les déductions qui s’appliquent (p. ex., AE, RPC ou RRQ, impôt sur le revenu);
- les avantages qui seront fournis.
Plus d’information sur la proposition d’emploi.
Si le contractuel est considéré comme un travailleur autonome, le contrat devra préciser :
- la nature du travail à accomplir (évitant toute allusion à un contrôle quelconque sur la façon dont sera accompli le travail, sur les heures ou sur le lieu de travail);
- qu’il n’y a pas de relation de travail employeur-employé;
- que le travailleur contractuel est responsable de toutes les retenues à la source, notamment pour le RPC ou le RRQ, l’AE, l’impôt sur le revenu;
- les honoraires et le calendrier des paiements, y compris la TPS (indiquez dans le contrat le numéro de TPS du contractuel);
- les conditions de résiliation du contrat (préavis de résiliation avant la fin de l’exécution du contrat, l’obligation ou non de fournir les raisons de la résiliation du contrat avant la fin de son exécution, les paiements à effectuer en cas de résiliation du contrat avant la fin de son exécution).
Encore une fois, il est conseillé de demander à un avocat d’examiner vos contrats afin de vous assurer que vous respectez la loi et que l’organisation est à l’abri de toute poursuite.
Contrat de services (DOC 119Ko)
Catégories d’emplois – association du secteur bénévole (PDF 54Ko)
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